Hieronder volgen enkele belangrijke punten voor de organisator en het secretariaat bij WRAN wedstrijden.
Computerprogramma
Iedere organisator/wedstrijdsecretaris krijgt een melding dat het programma voor de betreffende wedstrijd toegankelijk is. Hierin moet de wedstrijd verwerkt worden. Dit betekent dat op iedere wedstrijdlocatie een internetverbinding aanwezig moet zijn voor het verwerken van de wedstrijdgegevens en uitslagen; ook tijdens de wedstrijd. Het gaat hierbij vooral om het invoeren van de uitslagen. Is er geen internetverbinding op een locatie aanwezig, of worden de uitslagen pas na afloop van de wedstrijd ingevoerd, dan zal de volgende wedstrijd niet goedgekeurd worden of wordt na de wedstrijd de erkenning ingetrokken (zie het stuk over WRAN-erkenning, laatste punt van de algemene bepalingen).
Naast het invoeren van de uitslagen is het van belang dat afmeldingen en bijschrijvingen in het programma verwerkt worden, zodat het juiste aantal gestarte deelnemers in het programma staat. Dit kan namelijk consequenties hebben voor de puntenverdeling.
Startlicentie
Een ruiter moet een geldige startlicentie hebben als hij of zij meedoet aan een WRAN wedstrijd. Dit is te controleren aan de hand van het computerprogramma. Ruiters die nog een rekening open hebben staan bij de WRAN worden in donker roze weergegeven op de inschrijflijst. Deze ruiters moeten hun betaling vóór de wedstrijd geregeld hebben. Staat er nog een ruiter in het roze op de wedstrijddag, dan mag deze ruiter niet deelnemen aan de wedstrijd. Gebeurt dit toch, dan zijn zowel de wedstrijdorganisatie als de ruiter in overtreding. Dit heeft namelijk consequenties voor de uitslagen als de ruiter geplaatst wordt. Op de uitslagenlijsten komt deze ruiter niet voor en de ruiters die na deze overtreder geplaatst zijn, krijgen een punt te weinig.
Levelindeling
De levelindeling van een ruiter moet bij de WRAN bekend zijn. Het nieuwe wedstrijdprogramma heeft alle ruiters in het correcte level staan. Ook het paard moet eerst geregistreerd zijn en aan de ruiter gekoppeld zijn. Indien dit niet het geval is, moet de ruiter contact opnemen met het wedstrijdsecretariaat van de WRAN.
Paardenpaspoort
Het secretariaat is verplicht naar het paardenpaspoort van deelnemende paarden te vragen. De paarden moeten jaarlijks worden geënt. Kan dit paspoort niet getoond worden met de vereiste entingen, dan mag een ruiter (het paard) niet deelnemen aan de wedstrijd. Het laten deelnemen van een paard zonder dat het paspoort aanwezig is, kan een flinke boete voor de eigenaar en/of organisator opleveren als hierop gecontroleerd wordt.
Patterns
Als de showorganisator de patterns levert, dan moeten de patterns twee weken voor aanvang van de wedstrijd door het WRAN wedstrijdsecretariaat en de jury ontvangen zijn om nagekeken te worden op fouten (in ieder geval vóór publicatie op welke wijze dan ook). Mochten er wijzigingen komen op één of meer patterns die al gepubliceerd zijn, dan moet de organisator ervoor zorgen dat ALLE deelnemers aan dat onderdeel de juist proef tijdig ontvangen. Hebben niet alle ruiters de juiste proef, dan krijgt de gedupeerde ruiter zijn/haar startgeld voor dat onderdeel terug. Ook de jury moet de laatste versie van de patterns tijdig toegestuurd krijgen.
Samenvoegen van levels
Het samenvoegen van levels is niet toegestaan!
Reining
Als de bodem van een accommodatie niet, of matig voldoet aan de eisen die voor reining aan de bodem gesteld worden, is de organisator verplicht dit te melden in zijn of haar showaanvraag. Deze melding kan dan op het programmaformulier komen, zodat reiningruiters de keus hebben, wel of niet deel te nemen aan de show.
WEM onderdelen
De WRAN kent WEM-onderdelen genoemd (Wran Earning Money onderdelen). Deze onderdelen worden in regel 399a t/m 399g van het WRAN-regelboek beschreven. Het WRAN-wedstrijdsecretariaat zal deze onderdelen in het oog houden en op eventuele foute inschrijvingen reageren. Wel moet een lijst van alle gewonnen bedragen en de ruiters die deze bedragen gewonnen hebben opgestuurd worden naar het WRAN-wedstrijdsecretariaat.
Afhandeling wedstrijd
De eerste dag na afloop van de wedstrijd wordt de inlogmogelijkheid ingetrokken, zodat er geen wijzigingen meer aangebracht kunnen worden.
Wat moet teruggestuurd worden naar het WRAN wedstrijdsecretariaat:
- Binnen twee dagen na de wedstrijd per post:
+ de jurykaartjes
+ de score sheets
+ het jurybeoordelingsformulier
+ het juryrapport (eventueel door jury zelf te versturen) - Als er WEM-onderdelen verreden zijn: een lijstje met namen van de ruiters die een bedrag ontvangen hebben en de hoogte van dit bedrag.
Indien achteraf blijkt dat de showorganisator of het -secretariaat op één of meer van bovenvermelde punten in gebreke is gebleven, krijgt de organisator een rekening met een boete van € 20,00 van de WRAN.