WRAN Virtual Horse Show organiseren


“In a Nutshell for show organizers”

  • Zelf als organisator een digitale wedstrijd organiseren op internet, met behulp van de WRAN.
  • Maakt gebruik van WRAN Jury, WRAN Regelboek en Wedstrijdsysteem.
  • Maakt gebruik van promotiekanalen van de WRAN. Op één centrale plek.
  • Zelf video’s verzamelen en laten beoordelen door jury, zelf prijzen kiezen en uitreiken
  • Sponsorprijs vanuit WRAN: Startvouchers voor gratis start, voor eerste plaatsingen.

Lees hieronder verder…

 

Inleiding

De WRAN heeft het mogelijk gemaakt om als organisator een digitale wedstrijd te organiseren zoals op dit moment op meer plekken op het internet gebeurt.

Je kunt nu voor je wedstrijd gebruik maken van een erkende WRAN jury en het WRAN regelboek. We hebben de werkwijze zoveel mogelijk uitgestippeld.

Je gebruikt voor de promotie en verwerking van je virtuele wedstrijd de aparte Facebookpagina “WRAN Virtual Horse Show”.

 

Hoe werkt het:

Levels en onderdelen

Je kunt net zoals bij een normale wedstrijd alle levels uitschrijven. Het is natuurlijk zoals normaal ook mogelijk voor L3 en L2 ruiters om een level hoger te starten (regel 343).

Er zijn drie onderdelen mogelijk voor een digitale wedstrijd: Horsemanship, Showmanship en Ranch Riding. (andere onderdelen leveren praktische bezwaren op).

 

Judge

Je benadert zoals gewoonlijk zelf een jurylid naar keuze om jou evenement te jureren. Alle WRAN jury’s (ook D-jury’s) mogen de digitale wedstrijden jureren.

Je handelt ook zelf verder het contact met de jury af, zorgt dat alles op tijd verloopt en regelt de afwikkeling en het uitdelen van de prijzen.

 

Aankondiging en promotie van je digitale wedstrijd

Je maakt zelf de aankondiging voor je wedstrijd en je eigen proeven voor de onderdelen. Dit doe je uitgebreid in de beschrijving als je een evenement aanmaakt op de Facebookpagina.

In de wedstrijdaankondiging moet tenminste staan:

  • WRAN Erkende Virtual Horse Show + aanvullende unieke naam voor jou evenement.
  • Naam van de jury.
  • Data van de wedstrijd:
    • De prijs per inschrijving;
    • De startdatum (datum waarop je de proeven publiceert en open staat voor video’s);
    • Sluitingsdatum voor het insturen van video’s;
    • Datum van bekendmaking van winnaars;
    • Welke prijzen er te winnen zijn (vermeld in ieder geval de startvouchers van de WRAN);
    • Jouw contactgegevens (wees hierin uiteraard bewust wat je wel en niet deelt).
  • Gebruik verder eventueel de beschrijving voor deelnemers die op de facebookpagina en de website van de WRAN staat voor aanvullende uitleg naar deelnemers.

 

Proefjes

Let er bij het maken van de proeven even op dat je eventueel aangeeft vanaf waar gefilmd moet worden en zet er zo nodig extra afmetingen bij voor de duidelijkheid (bijvoorbeeld max cirkel 8 meter). Probeer zoveel mogelijk uniformiteit in de proef te krijgen tussen deelnemers.

 

Verwerking video’s

De video’s komen voornamelijk binnen via de Facebookpagina “WRAN Virtual Horse Show” in de inbox als privébericht. Dit kan direct de video zelf zijn of een link naar waar je de video kunt vinden.

Je bevestigt de ontvangst van de inschrijving en de video door instructies voor betaling terug te sturen (Tikkie) naar de deelnemers.

De video’s kunnen dus verzonden worden via verschillende platformen. Direct in een privébericht via Facebook, via een link waar je de video kunt downloaden, via YouTube, Dropbox, of via Email. Sommige wegen hebben een max van 25 mb (Facebookmessenger, e-mail), sommige kunnen groter (WeTransfer tot max 2, GB). In principe maakt het niet uit hoe je de video binnen krijgt als je het maar kunt bundelen. Zorg zelf voor voldoende opslag en capaciteit om alles te downloaden, te verzamelen/bundelen.

Verder verwerk je de inschrijvingen zoals je gewend bent. De deelnemers krijgen een startnummer. Deze startnummers worden gekoppeld aan de video’s van de deelnemers.

Uiteraard moet de jury de video’s ontvangen. Wanneer je alle video’s hebt gedownload en verzameld, verstuur je deze zoveel mogelijk in één map/bestand of link naar de jury toe. Dit kan bijvoorbeeld via Wetransfer of een clouddienst zoals Dropbox of Google Drive of natuurlijk YouTube.

De jury moet weten om welke show/evenement het gaat en beschikken over de startnummers en weten bij welke video deze horen.

Gebruik hiervoor bij voorkeur zo min mogelijk persoonsgegevens, bijvoorbeeld door alleen startnummers te gebruiken en die te koppelen aan de video’s.

 

Tijdsverloop van de digitale wedstrijd

Volgens het hieronder beschreven tijdsverloop zorg je dat de jury de video’s kan bekijken en dat deze de informatie voor de beoordeling heeft.

 

Werkwijze tijdsverloop van het evenement

  • Bekend maken/publiceren patterns op vrijdag.
  • Sluitingsdatum insturen video’s door deelnemers: één week later t/m de vrijdag.
  • Aanleveren video’s door organisatoren aan jury: uiterlijk de zaterdag na de sluitingsdatum voor 17:00 uur.
  • Teruggeven beoordeling video’s door jury: uiterlijk de opvolgende dinsdag na sluitingsdatum voor 17:00 uur.
  • Bekend maken winnaars: De opvolgende woensdag na sluitingsdatum.
  • Totale duur evenement 13 dagen.

Eventueel kun je wanneer nodig afwijken van deze dagen mits het verloop verder identiek blijft. Deze dagen zijn gekozen om zo goed mogelijk gebruik te maken van het weekend.

 

Erkenning

Deze wedstrijden vallen onder de wedstrijdcategorie “Special Events” (regel 100) en zijn daarmee goedgekeurd door het bestuur maar tevens onderhevig aan veranderingen naar inzicht.

De normale bepalingen voor erkenning van een wedstrijd zijn aangepast van toepassing (regel 101 t/m 105). Bepalingen voor de organisator (regel 112 t/m 124) gelden waar deze logischerwijs van toepassing zijn, tenzij hier nadrukkelijk anders beschreven. Verder geldt voor de wedstrijd zoveel mogelijk de normale werkwijze uit het WRAN Regelboek.

 

Hoe begin ik? Start je aanvraag

Je doet de aanvraag voor je wedstrijd zoals je gewend bent via het online systeem op de website van de WRAN. Onder de inlog voor organisatoren kun je onderaan de onderdelen kiezen genaamd: “VHS” oftewel “Virtual Horse Show”, gevolgd door de gebruikelijke afkortingen voor de onderdelen zoals HMS (Horsemanship).

Anders dan bij een ‘gewone’ wedstrijd zijn er een paar velden in het wedstrijdsysteem die je niet hoeft in te vullen. Alle velden onder de tabs ‘Kenmerken’ en ‘Kosten hoeven bijvoorbeeld niet te worden ingevuld. De velden onder de tabs ‘Wedstrijd’, ‘Onderdelen’ en ‘Juryleden’ moeten wel worden ingevuld.
Administratiekosten zijn optioneel en er kunnen geen kosten worden opgegeven voor een te late inschrijving, deze is dus nul. Het invullen van de datum moet natuurlijk wel, let hierbij op dat de einddatum de woensdag is nadat je de uitslagen van de jury hebt terug gekregen. De sluitingsdatum is de laatste dag waarop de deelnemers hun video mogen inleveren.
Adresgegevens e.d. moeten wel worden ingevuld, ondanks dat het een online show is. Dit doe je onder het kopje ‘Naam showarena’. Tot slot, kies bij ‘Voorwaarden’ die van de Virtual Horse Show.

Daarnaast word je ook (tijdelijk) redacteur gemaakt op de Facebookpagina “WRAN Virtual Horse Show”. Op deze pagina maak je een evenement waaronder je jouw digitale wedstrijd gaat organiseren en de aankondiging doet. Je kunt verder zelf het evenement invullen en vorm geven. Je vindt de overige benodigde zaken ook op deze Facebookpagina, zoals het inschrijfformulier e.d. We gaan ervan uit dat je als redacteur op de Facebookpagina alleen bewerkt in je eigen evenement en verder geen overige zaken veranderd aan de pagina. Je kunt veder je evenement delen, de WRAN zal alle evenementen ook weer delen op de normale pagina van de WRAN en je zoveel mogelijk helpen met promoten.

Wil je toch beslist je evenement onder je eigen Facebookpagina organiseren, dan kan dat ook maar is het wel nodig om je evenement door te linken naar de Facebookpagina van de WRAN en zoveel mogelijk daar te communiceren, zodat alle deelnemers alles centraal kunnen vinden. Het is dan ook nodig de informatie voor deelnemers te kopiëren zodat de voorwaarde en werkwijze voor deelnemers overal hetzelfde en duidelijk is.

 

Kosten voor organisatoren / prijs van inschrijving

De enige kosten die je naar de WRAN toe maakt zijn die voor het betalen van de jury. Hiervoor betaal je € 2,50 per video/proef direct aan de jury.

Verder mag je zelf bepalen wat je inschrijfgeld naar deelnemers toe is. Er is dus alleen een minimum voor het betalen van de Jury. Bij soortgelijke initiatieven ligt de prijs per ingestuurde video huidig ongeveer rond de € 10,-.

 

Proefjes

Je proefjes upload je ook via de Facebookpagina (jpeg), onder het evenement. De proefjes komen dan onder de discussie van jouw wedstrijd te staan. Denk er wel even aan dat zoals normaal de proeven wel even vooraf gecontroleerd moeten worden door de jury, dat kan natuurlijk in de week voor de instuurdatum van de video’s.

 

Betaling

Je bent als organisator zelf verantwoordelijk voor de betaling van de inschrijving.

Voor het betalen van de inschrijving van deelnemers adviseren we met klem gebruik te maken van Tikkie (gratis te downloaden in de playstore/appstore), op deze manier kun je een deelnemer direct en snel laten betalen. Je bevestigt de ontvangst van de inschrijving en de video door instructies voor betaling terug te sturen (Tikkie) naar de deelnemers. We adviseren pas tot betaling over te gaan wanneer deelnemers een video ingestuurd hebben.

 

Prijzen

De WRAN biedt voor elke eerste plaatsing per onderdeel (en level) een ‘Startvoucher’ aan. Deze unieke vouchers zullen digitaal aangeleverd worden en geven de winnaar de mogelijkheid deze in te wisselen voor een gratis start op een WRAN Erkende show naar keuze (inclusief NK) tot eind 2021.

Er mogen (voorlopig) geen geldprijzen geboden worden. Dit o.a. omdat deze zodra het een wedstrijd via het internet betreft, onderhevig zijn aan bepaalde wetgeving en we daar graag nog even beter naar willen kijken. Biedt voor nu graag andere prijzen aan. Bijvoorbeeld: cadeaubonnen, spullen, tegoedbonnen e.d.

 

WRAN Punten

Deelnemers kunnen met deze virtuele wedstrijd WRAN punten verdienen zoals ze gewend zijn naast allerlei superleuke prijzen die jij als organisator van het evenement aanbiedt. Deze punten tellen mee voor de levelpromotie, WRAN Trophy en High Point Performance Horse (punten tellen niet mee voor de WRAN Champions competitie). De resultaten van de wedstrijd verwerkt je ook zoals normaal in het wedstrijdsysteem die de punten van deelnemers meeneemt.

 

De video!

Een video moet voldoen aan:

De video moet continue doorlopen en mag niet bewerkt zijn. De video moet gefilmd zijn vanuit het perspectief van een jurylid. Deze moet dan ook gefilmd vanaf de plek waar de jury normaal zou staan op wedstrijd.

Er mag niet gesproken worden op de video maar er moet wel volume bij de video zitten en moet van  voldoende kwaliteit zijn om deze goed te kunnen beoordelen. De combinatie moet continu in beeld zijn.

Volg verder richtlijnen uit het WRAN Regelboek zoals je gewend bent op de wedstrijd voor de proef en uitrusting.

 

Verder…

Help deelnemers, check de video’s zoveel je kunt, lijkt een video niet goed te zijn, vraag dan om een nieuwe, mits de sluitingsdatum dat toelaat. De jury beoordeeld namelijk tevens of de video geschikt is voor beoordeling. Een afgekeurde leidt helaas tot diskwalificatie.

 

We need you!

Dit organiseren van een digitale wedstrijd is natuurlijk voor ons allemaal nieuw!

Loop je betreffende deze virtuele wedstrijd ergens tegenaan, heb je een tip of idee. Neem dan graag direct contact op met het wedstrijdsecretariaat (Manja Tuithoff, 06-82630107) of met de WRAN secretaris (Leon Jongsma, 06-42117588).

 

Disclaimer voor bij de inschrijving en dergelijke documenten

Ter informatie: we hebben onderstaande aanvullende voorwaarden naar de deelnemers toe, deze krijgen ze te zien bij de inschrijving op de website en zijn ook om jou als organisator te beschermen.

 


 

Aanvullende voorwaarden

De regels van het WRAN regelboek worden zoveel mogelijk aangehouden, daar waar er uitzonderingen ontstaan door de aard van het evenement, ligt de finale beslissing bij het WRAN Bestuur over de uitkomst.

De jury kan een video ongeschikt bevinden voor beoordeling. Hierop kan een combinatie gediskwalificeerd worden.

 

Privacy statement

De deelnemer verklaart met het insturen van de inschrijving en video dat hij/zij de WRAN en de organisator nadrukkelijk toestemming verleent om deze video en bijbehorende persoonsgegevens tijdelijk ten behoeve van het evenement op te slaan en te bekijken. Zo nodig kan de video gepubliceerd worden op sociale media. Bij publicatie kunnen ook de naam van de deelnemer en de naam van het paard vermeld worden. Overige persoonsgegeven worden hierbij niet gepubliceerd.

De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de toestemming van het filmen van andere personen, paarden, eigendommen en voor het filmen op de locatie die zichtbaar zijn op de video.

De WRAN en de organisator verklaren zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens en de video van de deelnemers, en deze niet langer op te slaan dan nodig in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).